Un cliente, una sola ficha
El cliente que tiene en el presupuesto es el mismo que está en contabilidad y en los documentos del almacén. No tres fichas con tres direcciones distintas, que luego alguien tiene que poner de acuerdo a fin de año.
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Es la razón por la que un depósito judicial y una empresa de instalaciones reciben dos programas que parecen hechos a propósito para cada uno, aunque se apoyen en la misma base, ya rodada con los demás clientes. Si tiene un técnico que evalúa por usted, esta es la página que necesita.
La pieza que importa es la primera. Gentle, amable, no es un adjetivo de cortesía: es una condición del proyecto, y en nuestra casa pesa tanto como un requisito técnico.
No lo hemos leído en ningún sitio. Antes de escribir software usamos siete programas de gestión como empresarios, no como proveedores. Ninguno se equivocaba en las cuentas: todos se equivocaban en la misma manera de tratar a las personas. Diez pestañas para dar de alta un cliente. Errores escritos en un idioma que no es el de la oficina. Pantallas pensadas para la base de datos, no para quien está delante.
Ese defecto, repetido siete veces, se convirtió en nuestro primer requisito. Y acabó dentro del nombre, para que nadie se olvide: lo pronunciamos cada vez que nombramos el producto.
Quiénes son los clientes, qué documentos existen, quién puede ver qué, cuánto ha entrado y cuánto ha salido: esto es igual en un depósito judicial y en una empresa de instalaciones. Lo escribimos una vez y lo ponemos a prueba en todos los clientes a la vez. Cuando un fallo aparece en uno, se cierra para todos.
El cliente que tiene en el presupuesto es el mismo que está en contabilidad y en los documentos del almacén. No tres fichas con tres direcciones distintas, que luego alguien tiene que poner de acuerdo a fin de año.
Del presupuesto sale el pedido, del pedido el albarán, del albarán la factura. Las líneas y los importes se los lleva el sistema: nadie los vuelve a teclear, y nadie se equivoca al teclearlos.
El mozo de almacén no ve los márgenes, quien lleva la contabilidad no ve los turnos del personal. No por prohibición: porque una pantalla llena de cosas que no le incumben es una pantalla en la que se cometen errores.
Cuando un importe no cuadra y nadie recuerda haberlo tocado, la respuesta está. Es la función que parece inútil hasta que llega el día en que hace falta — y ese día vale ella sola por todo lo demás.
Partida doble, plan de cuentas, IVA y factura electrónica en el formato que exige el Estado italiano. Escrita una vez y usada por los tres programas, porque la contabilidad no cambia de un oficio a otro.
La separación entre una empresa y otra la impone la base de datos, no un control dentro del programa. Significa que ni siquiera un error de quien escribe el software puede sacar un dato de su recinto.
Sobre esta base se monta el oficio: las palabras que usa usted, los documentos que produce, los pasos que no se pueden saltar. Esa parte sí es a medida — y es la parte pequeña del trabajo, no la grande. Por eso cuesta menos que encargar un programa desde cero, y aguanta como uno ya rodado.
Es la sección más incómoda de la web y la escribimos a propósito, porque es la pregunta que nadie le hace al comercial y que todo el mundo se hace después. Un programa de gestión se conserva porque conviene, no porque salir sea complicado.
Dentro están sus documentos, sus clientes, su contabilidad. Pide una copia y se la damos, sin explicar para qué la quiere y sin esperar a que alguien la apruebe.
Clientes, artículos y documentos salen en ficheros que un programa de la competencia puede importar. Las facturas electrónicas ya están en el formato que el Estado impone a todos, así que las lee cualquiera.
Ni penalización, ni permanencia mínima, ni un mes de preaviso que pagar. Si la relación termina, termina.
El programa funciona en nuestra nube o en una máquina de su empresa. En el segundo caso sigue encendido incluso el día que desapareciéramos nosotros.
Un programa de gestión guarda su dinero y los datos de sus clientes. Las pantallas se miran en media hora; lo que hay debajo lo descubre el día que algo sale mal.
Máquinas en Europa, bajo las reglas europeas. Actualizaciones, copias de seguridad, controles y seguridad los hacemos nosotros: usted no tiene que pensar en ello.
Si sus normas internas lo exigen, el programa funciona en una máquina de la empresa. Cambia quién tiene las llaves, no lo que sabe hacer el software.
Nuestros técnicos entran solo para dar soporte, a petición suya, y cada acceso queda registrado. No perfilamos a nadie, no revendemos nada y no usamos sus documentos para entrenar modelos.
Tráfico cifrado, contraseñas protegidas, sesiones que caducan. Son las cosas de las que nadie habla mientras vende, y las únicas que cuentan cuando alguien lo intenta.
Las preguntas difíciles nos vienen bien: son las que ya hemos tenido que responder con un cliente al teléfono.