El conocimiento deja de ser de una sola persona
Lo que sabe quien lleva veinte años haciendo presupuestos se queda en la empresa también cuando está de vacaciones. Y sigue ahí el día que se jubila.
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Casi todo el mundo pone la inteligencia artificial encima del programa de gestión: resume, sugiere, escribe correos. Nosotros la ponemos dentro, donde el dato se escribe. Son dos cosas distintas, y solo una ahorra tiempo de verdad.
Es lo que más nos piden, y lo que más cambia el día a día de las personas. En la jerga se llama RAG. En la práctica funciona así.
Toda empresa tiene un archivo: contratos, pliegos, fichas técnicas, actas, manuales de proveedores, correspondencia, ofertas de hace diez años. Dentro están las respuestas a casi todas las preguntas que se hacen cada día. El problema es que para encontrarlas hay que saber ya dónde mirar, y quien lo sabe es siempre la misma persona.
Nosotros cogemos ese archivo y lo hacemos consultable con sus propias palabras. Pregunta «¿qué condiciones le dimos a este cliente en 2022?» o «¿qué proveedor nos había garantizado la entrega en cinco días?», y recibe la respuesta con el documento del que sale. No un resumen plausible: el fichero, la página, el párrafo.
Lo que sabe quien lleva veinte años haciendo presupuestos se queda en la empresa también cuando está de vacaciones. Y sigue ahí el día que se jubila.
Cada respuesta cita el documento del que se ha sacado. Si no hay fuente, el sistema dice que no lo sabe, en lugar de inventarse algo que suene bien.
Funciona en sus servidores o en nuestra nube europea. Sus contratos no acaban dentro del modelo de otro, y no se usan para entrenar nada.
No «genera un texto». Ejecuta: da de alta al cliente, prepara el presupuesto, registra la factura del proveedor y carga trescientos artículos en el almacén. Con el asiento por partida doble escribiéndose detrás, los mismos controles y los mismos permisos que cuando lo hacen desde la oficina. Todo mandado con un audio, desde el chat de la empresa.
Un audio mientras están de ruta: «abre la ficha de este cliente nuevo y hazme un presupuesto con las líneas de tarifa». Cuando vuelven, está hecho.
Llega un palé con la factura del proveedor. El documento entra, los artículos se cargan, las existencias se actualizan. Sin pasar por la oficina.
No es una pantalla más: son las mismas operaciones del programa, con los mismos controles y los mismos permisos. Solo cambia desde dónde se ordenan.
Así es como trabajamos todos los días: nuestros proyectos, nuestros presupuestos, nuestra contabilidad. Lo que le enseñamos lleva meses funcionando sobre nuestros datos.
Son las cosas que alguien en la oficina repite iguales cada día y que al final de la jornada suman dos horas. Construimos un automatismo solo cuando esas horas existen de verdad y las hemos contado.
Llegan veinte correos al día: confirmaciones de pedido, albaranes, facturas, reclamaciones de pago. Alguien los abre uno a uno, entiende qué es y lo reparte. Ahora llegan ya clasificados, con el adjunto leído y los datos dentro del programa. Quien los revisa lee, no vuelve a copiar.
Cada proveedor manda su actualización en un formato distinto: uno un PDF, otro una hoja de cálculo, otro un correo escrito a mano. Antes era media jornada de copiar y pegar cada trimestre. Ahora entran solas y le llega la lista de lo que ha cambiado, para aprobar en diez minutos.
Una ITV, un seguro, un contrato que se renueva, un cliente que lleva sesenta días sin pagar. Nadie tiene tiempo de mirarlo todos los días. El sistema mira por usted y le avisa en el chat, antes de que se convierta en un problema.
Cuánto ha facturado, cuánto ha cobrado, qué obras están perdiendo margen, qué falta en el almacén. Antes lo montaba una persona cruzando tres pantallas. Ahora llega escrito, con los números sacados del programa y no copiados a mano.
No hay otra aplicación que aprender, ni veinte pestañas abiertas. Lo que le piden al sistema se lo piden desde donde ya hablan con los compañeros.
Construido sobre Matrix, en sus servidores. Escriben o mandan un audio al grupo que toca, y la petición llega a donde tiene que llegar.
El resultado llega en la misma conversación, con el documento adjunto. Si algo no cuadra, lo ven también los compañeros que leen.
Cada operación lleva el nombre de quien la pidió, la hora y el mensaje del que salió. No es una caja negra.
Antes de proponerle algo a un cliente lo tenemos encendido sobre nosotros durante meses. Son las dos herramientas con las que sacamos la empresa adelante — y de las que sale, ya rodado, casi todo lo que después le llevamos.
Qué está abierto, quién está trabajando en ello, qué vence esta semana. Y las automatizaciones que leen el correo, vigilan los vencimientos y preparan los resúmenes: las mismas que, cuando llevan bastante tiempo funcionando, acaban en casa de los clientes.
Cada decisión tomada queda escrita con su fecha y su motivo, enganchada al trabajo que la produjo. Es la razón por la que años después seguimos sabiendo por qué una cosa está hecha así — y no la rompemos intentando mejorarla.
Porque es la única prueba que vale algo: un proveedor que no usa lo que vende nunca lo ha visto romperse. Nuestros días llevan años pasando ahí dentro, sobre datos reales: los nuestros.
Aura y Atlas son nuestras herramientas, no dos productos que venderle. Lo que llevamos a su casa es el método que nos han enseñado, no nuestro escritorio.
En los últimos años las empresas italianas han ido moviendo conversaciones, documentos y fichas de clientes dentro de servicios que no controlan, muchas veces sin darse cuenta. Nosotros trabajamos al revés: primero se decide dónde están los datos, después se elige la herramienta.
Usamos modelos que podemos hacer funcionar en nuestros servidores o en los suyos. Sus contratos y sus fichas de clientes no entran en el modelo de nadie, y no se usan para entrenar nada.
Cuando es un sistema automático el que escribe un dato, queda escrito que fue él, cuándo y a petición de quién. Es lo que el reglamento europeo de inteligencia artificial pide poder demostrar — y hace falta igual, aunque no fuera obligatorio.
Datos en Europa, accesos registrados, copias de seguridad verificadas. Ninguna transferencia fuera de la Unión escondida en una cláusula, porque no usamos servicios que la contemplen.
Presupuestos, fotos de obra, datos de clientes, decisiones tomadas a las once de la noche: pasan todos por un servicio de Meta, en móviles personales, sin que la empresa pueda exportarlos, buscarlos ni borrarlos. Cuando una persona se va, se va también la conversación.
Construido sobre Matrix, el estándar abierto de mensajería. Funciona en su infraestructura: los mensajes son suyos, no están alojados en casa de otro.
Grupos, archivos, cifrado de extremo a extremo, llamadas y videollamadas, aplicaciones para móvil y para ordenador.
Un colaborador que se marcha pierde el acceso, y la conversación se queda en la empresa. En WhatsApp pasa lo contrario.
El mismo chat desde el que coordinan el trabajo es el que usan para pedirle al sistema que prepare un presupuesto. Un solo canal.
No somos asesores jurídicos y no vendemos certificaciones. Construimos sistemas que hacen que estas cosas sean demostrables: quién tiene acceso, dónde están los datos, qué ha hecho un automatismo y cuándo. El resto lo comprueba con su asesor, con los documentos que le ponemos en la mano.
Un archivo que se puede consultar se diseña sobre los documentos reales: cuáles son, dónde están, en qué estado. El primer paso es siempre el análisis operativo — después se decide qué merece la pena construir.