La competenza smette di essere di una persona sola
Quello che sa il preventivista con vent'anni di mestiere resta in azienda anche quando è in ferie. Ed è ancora lì il giorno che va in pensione.
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Quasi tutti mettono l'intelligenza artificiale sopra il gestionale: riassume, suggerisce, scrive email. Noi la mettiamo dentro, dove il dato viene scritto. Sono due cose diverse, e solo una fa risparmiare tempo davvero.
È quello che ci chiedono più spesso, ed è quello che cambia di più la giornata delle persone. In gergo si chiama RAG. In pratica funziona così.
Ogni azienda ha un archivio: contratti, capitolati, schede tecniche, verbali, manuali dei fornitori, corrispondenza, offerte di dieci anni fa. Ci sono dentro le risposte a quasi tutte le domande che vi fate ogni giorno. Il problema è che per trovarle bisogna sapere già dove guardare — e chi lo sa è sempre la stessa persona.
Noi prendiamo quell'archivio e lo rendiamo interrogabile a parole vostre. Chiedete «che condizioni avevamo dato a questo cliente nel 2022?» oppure «quale fornitore ci aveva garantito la consegna in cinque giorni?», e ottenete la risposta con il documento da cui viene. Non un riassunto plausibile: il file, la pagina, il paragrafo.
Quello che sa il preventivista con vent'anni di mestiere resta in azienda anche quando è in ferie. Ed è ancora lì il giorno che va in pensione.
Ogni risposta cita il documento da cui è stata tratta. Se non c'è la fonte, il sistema dice che non lo sa — invece di inventarsi qualcosa che suona bene.
Gira sui vostri server o sul nostro cloud europeo. I vostri contratti non finiscono dentro il modello di qualcun altro, e non vengono usati per addestrare niente.
Non «genera un testo». Esegue: crea il cliente, prepara il preventivo, registra la fattura del fornitore e carica trecento articoli a magazzino. Con la partita doppia che si scrive dietro, gli stessi controlli e gli stessi permessi di quando lo fate dall'ufficio. Comandato da un messaggio vocale, dalla chat aziendale.
Un messaggio vocale mentre siete in giro: «apri la scheda per questo cliente nuovo e fammi un preventivo con le voci di listino». Quando rientrate, è fatto.
Arriva un bancale con la fattura del fornitore. Il documento entra, gli articoli si caricano, le giacenze si aggiornano. Senza passare dall'ufficio.
Non è un'interfaccia in più: sono le stesse operazioni del gestionale, con gli stessi controlli e gli stessi permessi. Cambia solo da dove le comandate.
È così che lavoriamo tutti i giorni: le nostre commesse, i nostri preventivi, la nostra contabilità. Quello che vi facciamo vedere gira già da mesi sui nostri dati.
Sono le cose che qualcuno in ufficio rifà uguali ogni giorno, e che a fine giornata fanno due ore. Costruiamo un automatismo solo quando quelle ore esistono davvero e le abbiamo contate.
Arrivano venti mail al giorno: conferme d'ordine, documenti di trasporto, fatture, solleciti. Qualcuno le apre una per una, capisce cos'è e la smista. Adesso arrivano già divise, con l'allegato letto e i dati dentro il gestionale. Chi le controlla legge, non ricopia.
Ogni fornitore manda il suo aggiornamento in un formato diverso: chi un PDF, chi un foglio, chi una mail scritta a mano. Prima era mezza giornata di copia e incolla ogni trimestre. Ora entrano da soli e vi arriva l'elenco di cosa è cambiato, da approvare in dieci minuti.
Una revisione, un'assicurazione, un contratto che si rinnova, un cliente che non paga da sessanta giorni. Nessuno ha il tempo di controllare tutti i giorni. Il sistema guarda al posto vostro e vi avvisa in chat, prima che diventi un problema.
Quanto avete fatturato, quanto avete incassato, quali commesse stanno perdendo margine, cosa manca a magazzino. Prima lo metteva insieme una persona incrociando tre schermate. Adesso arriva scritto, con i numeri presi dal gestionale e non ricopiati.
Non c'è un'altra applicazione da imparare, e non ci sono venti schede aperte. Quello che chiedete al sistema lo chiedete da dove già parlate coi colleghi.
Costruita su Matrix, sui vostri server. Scrivete o mandate un vocale nel gruppo giusto, e la richiesta arriva dove deve.
Il risultato arriva nella stessa conversazione, con il documento allegato. Se qualcosa non torna, lo vedono anche i colleghi che leggono.
Ogni operazione porta il nome di chi l'ha chiesta, l'ora e il messaggio da cui è partita. Non è una scatola nera.
Prima di proporre qualcosa a un cliente lo teniamo acceso su di noi per mesi. Sono i due strumenti con cui mandiamo avanti l'azienda — e da cui esce, collaudato, quasi tutto quello che poi vi portiamo.
Cosa è aperto, chi ci sta lavorando, cosa scade questa settimana. E le automazioni che leggono la posta, tengono d'occhio le scadenze e preparano i riepiloghi: le stesse che, quando hanno girato abbastanza, finiscono dai clienti.
Ogni decisione presa resta scritta con la sua data e il suo motivo, agganciata al lavoro che l'ha prodotta. È il motivo per cui a distanza di anni sappiamo ancora perché una cosa è fatta così — e non la rompiamo cercando di migliorarla.
Perché è l'unica prova che vale qualcosa: un fornitore che non usa quello che vende non l'ha mai visto rompersi. Le nostre giornate girano lì dentro da anni, su dati veri: i nostri.
Aura e Atlas sono i nostri attrezzi, non due prodotti da vendervi. Quello che portiamo da voi è il metodo che ci hanno insegnato, non la nostra scrivania.
Negli ultimi anni le aziende italiane hanno spostato conversazioni, documenti e anagrafiche dentro servizi che non controllano, spesso senza accorgersene. Noi lavoriamo al contrario: prima si stabilisce dove stanno i dati, poi si sceglie lo strumento.
Usiamo modelli che possiamo far girare sui nostri server o sui vostri. I vostri contratti e le vostre anagrafiche non entrano nel modello di nessun altro, e non vengono usati per addestrare niente.
Quando è un sistema automatico a scrivere un dato, resta scritto che è stato lui, quando e su richiesta di chi. È quello che il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale chiede di poter dimostrare — e serve comunque, anche senza obbligo.
Dati in Europa, accessi registrati, backup verificati. Nessun trasferimento fuori dall'Unione nascosto in una clausola, perché non usiamo servizi che lo prevedono.
Preventivi, foto di cantiere, dati dei clienti, decisioni prese alle undici di sera: passano tutti da un servizio di Meta, su telefoni personali, senza che l'azienda possa esportarli, cercarli o cancellarli. Quando una persona se ne va, se ne va anche la conversazione.
Costruita su Matrix, lo standard aperto per la messaggistica. Gira sulla vostra infrastruttura: i messaggi sono vostri, non ospitati.
Gruppi, file, cifratura da un capo all'altro, chiamate e videochiamate, applicazioni per telefono e per computer.
Un collaboratore che se ne va perde l'accesso, e la conversazione resta in azienda. Su WhatsApp succede il contrario.
La stessa chat da cui coordinate il lavoro è quella da cui chiedete al sistema di preparare un preventivo. Un canale solo.
Non siamo consulenti legali e non vendiamo certificazioni. Costruiamo sistemi che rendono queste cose dimostrabili: chi ha accesso, dove stanno i dati, cosa ha fatto un automatismo e quando. Il resto lo verificate col vostro consulente, con i documenti che vi diamo in mano.
Un archivio interrogabile si progetta sui documenti veri: quali sono, dove stanno, in che stato. Il primo passo è sempre l'analisi operativa — poi si decide cosa vale la pena costruire.